Vraag tijdig de btw terug
Het komt in de praktijk (helaas) wel eens voor dat een afnemer uw factuur niet kan betalen. Het probleem waarmee u als leverancier zit, is dat deze btw al wel is voldaan aan de Belastingdienst in het tijdvak waarin u de factuur verzond. U kunt als leverancier de reeds afgedragen btw dan terugvragen bij de Belastingdienst. Wij tonen u graag de spelregels.
Voorwaarden
Om aanspraak te kunnen maken op teruggaaf van btw moet u als leverancier aannemelijk maken dat de afnemer niet heeft betaald en ook niet zal betalen. U kunt dit bijvoorbeeld doen door:
• correspondentie met de afnemer waaruit blijkt dat deze niet zal betalen, of
• aan de hand van een bericht van een incassobureau dat verhaal niet mogelijk is, of
• bij faillissement van de afnemer: door overlegging van een brief van de curator waarin hij meedeelt dat er geen uitdeling komt.
Schriftelijk verzoek
Op het moment dat duidelijk is dat uw afnemer niet kan betalen, moet u direct een schriftelijk verzoek om teruggaaf doen bij de Belastingdienst. Met dit schriftelijk verzoek moet u ook de stukken meesturen waaruit blijkt dat de vordering oninbaar is. Het is belangrijk om het verzoek om teruggave van btw direct in te dienen. Dit moet u uiterlijk binnen één maand na afloop van het tijdvak doen waarin duidelijk is dat de vordering oninbaar is. Doet u het verzoek namelijk te laat, dan kan de Belastingdienst de teruggave van btw weigeren.
Aandachtspunt: geen creditfactuur
In de praktijk komt het wel eens voor dat een leverancier die er niet in slaagt zijn factuur te innen, alleen intern een creditfactuur opmaakt en die in zijn eigen administratie opneemt. Die factuur reikt u niet aan de afnemer uit. Het opmaken van dergelijke interne creditfactuur leidt níet tot een recht op teruggaaf van btw. Voor de oninbare btw moet u altijd een afzonderlijk verzoek om teruggaaf indienen.
Aandachtspunt: vordering niet omzetten in een lening
Van een oninbare vordering is geen sprake meer indien de vordering is omgezet in geldlening. Door de omzetting is namelijk de vordering voldaan. De leverancier kan geen verzoek om teruggaaf van btw meer indienen als de geldlening niet wordt afgelost.
Kortom: als een klant u niet betaalt is dat al vervelend genoeg. Als u echter de juiste spelregels hanteert, krijgt u in ieder geval de door u al afgedragen btw terug van de Belastingdienst.
