De werkkostenregeling in de praktijk

Eerst even het geheugen opfrissen; wat is de WKR ook al weer?

Loon
Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Daarom is het belangrijk te weten wat precies tot het loon hoort. In het kort: loon is alles wat een werknemer krijgt op grond van zijn dienstbetrekking. Het kan gaan om loon in geld, maar ook om loon in natura.
Als geen sprake is van loon, zijn de regels van de werkkostenregeling niet van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij zogeheten intermediaire kosten. De werknemer verricht een betaling voor zijn werkgever en krijgt het voorgeschoten bedrag terug. Die terugbetaling is geen loon.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen; goed boekhouden!
U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Bepaalde voorzieningen zijn op nihil gewaardeerd. Die souperen uw vrije ruimte dus níet op. Zie voor de lijst van deze gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen onze eerdere Beerbericht Special uit 2014.

Vrije ruimte
Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. Blijft u dus binnen die 1,2%, dan zit u altijd goed.
Houd ook goed in de gaten of u de vrije ruimte overschrijdt! Over het bedrag boven deze vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U kunt de eindheffing eens per jaar aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk in uw aangifte over het 1e tijdvak van het volgende kalenderjaar maar het mag ook al eerder.

Tot zover de theorie, nu over naar enkele praktijkvragen:

Vergoeding thuiswerken
Als u het nodig vindt dat de medewerker voor het thuiswerken een internet aansluiting nodig heeft kan deze onbelast vergoed worden. Deze vergoeding is gericht vrijgesteld.

Vrijdagmiddagborrel
De vrijdagmiddagborrel op kantoor is onbelast, want voor consumpties op de werkplek geldt een nihilwaardering. Houdt u de borrel echter op een externe locatie dan is het ineens loon voor de werknemers. U kunt deze ook als werkkosten in de WKR vrije ruimte laten vallen, waarmee u dus rekening moet houden met een eventuele eindheffing.

Studiedagen
Studiedagen zijn gericht vrijgesteld. Daar horen ook de lunch en reiskosten bij, dus die kunt u onbelast verstrekken. Sluit u de studiedag echter af met een borrel of feest, dan ziet de Belastingdienst dat als loon voor de werknemers. U kunt deze ook als werkkosten in de WKR vrije ruimte laten vallen, waarmee u dus rekening moet houden met een eventuele eindheffing.

Parkeren
U kunt parkeerkosten met een auto van de zaak onbelast vergoeden. Maar medewerkers die met een eigen auto rijden, mogen maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoed krijgen. Alles daarboven telt als loon en wordt dus belast. U kunt deze dan ook als werkkosten in de WKR vrije ruimte laten vallen, waarmee u dus rekening moet houden met een eventuele eindheffing.

Samenvattend kunnen we stellen dat u dus goed de vinger aan de pols moet houden bij alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers. Blijft u (rekening houdend met alle nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen) binnen de 1,2% grens, heeft u immers geen probleem. Komt u daarboven, krijgt u met 80% heffing te maken.  Zorg dan ook dat u samen met uw contactpersoon bij De Beer, een goed inzicht heeft in uw (personeels-) vergoedingen en verstrekkingen.